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Personalmanagement-Experte Prof. Gerold Frick, Geschäftsführer der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. in Düsseldorf, erläutert, wie Unternehmen den Wissenstransfer von einer Mitarbeitergeneration zur nächsten systematisch angehen können.

Welchen Stellenwert hat der Wissenstransfer von einer Mitarbeitergeneration zur nächsten heute, welche Bedeutung messen ihm die Unternehmen bei?

Der Wissenstransfer zwischen den Generationen wird zunehmend wichtiger – eine Erkenntnis, die sich mittlerweile in mehr und mehr Unternehmen durchsetzt. Zwei Treiber stehen hinter dieser Entwicklung: Erstens erhalten die immateriellen Werte gegenüber den materiellen Werten ein immer größeres Gewicht in Unternehmen. Und zweitens wandern im Zuge des demografischen Wandels zahlreiche Know-how-Träger ab, so dass die Unternehmen sich fragen müssen, wie sie das Erfahrungswissen der Mitarbeiter sichern können. Insgesamt gesehen ist das Bewusstsein für die Bedeutung der Prozesse um die Know-how-Transfers und die Wissenssicherung noch häufig unterentwickelt. Doch arbeitet man insbesondere in wissensintensiven Bereichen bereits seit Jahren daran, das Know-how aus den Köpfen der Mitarbeiter in Wissensdatenbanken zu überführen.

Wie kann man sich das in der Praxis vorstellen?

Bei großen Beratungsunternehmen zum Beispiel, die ja einen sehr wissensintensiven Bereich repräsentieren, wird heute nach dem Abschluss jedes Projekts ganz systematisch ein Debriefing durchgeführt: Die Berater kommen noch einmal zusammen und halten unter Moderation eines Wissensmanagers die Quintessenz und damit auch die wesentlichen Erfahrungen des Projekts fest. Diese Ergebnisse spielt der Wissensmanager dann klar strukturiert in die Wissensdatenbank ein. Auf diese Weise wird ganz gezielt das während des Projekts erworbene Know-how dokumentiert und steht damit nicht nur den Mitarbeitern vor Ort, sondern darüber hinaus auch Kollegen in anderen Regionen der Welt zur Verfügung.

Gibt es auch in weniger wissensintensiven Bereichen entsprechende Ansätze?

Ja, im Vertrieb vieler Unternehmen werden beispielsweise die Außendienstmitarbeiter dazu angehalten, die Gesprächsergebnisse mit Kunden in der Kundendatenbank oder sogenannten CRM-Systemen zu dokumentieren. Scheidet ein Außendienstmitarbeiter aus, können die Kollegen weiterhin auf das gesammelte Know-how zugreifen. Mit dieser Art der permanenten Wissensdokumentation kommt man weg vom holzschnittartigen Umgang mit Wissen, wie es heute immer noch anzutreffen ist. Da heißt es häufig, wenn ein Mitarbeiter in den Ruhestand geht oder gekündigt hat: „Schreib doch einfach mal Dein ganzes Wissen der letzten Jahre nieder.“ So entstehen – wenn überhaupt – jede Menge Unterlagen, die teilweise Hunderte von Seiten umfassen. Das so gesammelte Wissen bleibt damit ungenutzt und tot, weil es inhaltlich einfach nicht nutzergerecht aufbereitet wurde.

Gerade viele kleinere Unternehmen haben bisher das Wissen ihrer Mitarbeiter noch nicht ausreichend dokumentiert. Was sollten diese machen?

Ebenso wie bei den oben genannten Verfahren gibt es auch hier keinen Königsweg. Zunächst ist genau zu analysieren, um welche Art von Unternehmen, um welche Berufsgruppe und um welche Art von Wissen es geht. Im handwerklichen Bereich etwa haben viele Mitarbeiter über Jahrzehnte hin ein nie dokumentiertes umfangreiches Erfahrungswissen angesammelt – die wissen beispielsweise einfach, wie sie auch auf einem komplizierten Untergrund eine Straße bauen können. Hier wäre es ein guter Weg, wenn ein sehr erfahrener und ein wenig erfahrener Mitarbeiter über eine gewisse Zeit zusammenarbeiten und dabei ähnlich wie Meister und Geselle ihre Erfahrungen austauschen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass der langjährig erfahrene Mitarbeiter als Trainer in Schulungen sein Wissen weitergibt. Gerade wenn er selbst sich erst einmal bei einem Train-the-Trainer-Programm auf die neue Aufgabe vorbereiten muss, kann diese Erfahrung auch für ihn durchaus wieder spannend sein und einen wesentlichen Anreiz zur Weitergabe des Wissens darstellen.